Добрый день

Суть задачи такая: когда элемент попадает в список ожидания пользователя/подразделения нужно, чтобы ему/им сообщалось об этом. Как вариант рассматривалась отправка писем(реализация путем бизнес-процесса) пользователям, но писем будет слишком много. Взаимодействие с Outlook налажено, отсюда вопрос:
возможно ли как-то настроить информирование о новом элементе в списке ожидания с помощью всплывающего окна (как это происходит, при получении нового письма)?
это нужно для более оперативного реагирования: чтобы пользователи не проверяли списки ожидания каждые пять минут, а сразу узнавали, что им что-то назначили.
Как можно организовать подобное оповещение?