Пролог:Всё-таки трудно изживается дух бывшего программиста из настоящего консультанта
Учитывая п.2 "взять программиста...не подходит" идеальным вариантом было б организовать процесс приемки ТМЦ у контрагентов "по закону", то бишь через ТОРГ-2 (ТОРГ-3). Тогда все их претензии будете оформлять стандартным способом через кредит-ноту отдельным документом. Постарайтесь убедить ответственных лиц, что российское "ноу-хау" перепечатывание это плохо и грешно