Может сходу и не лучшее решение, но пусть будет как один из вариантов:
В таблице журналов вводим еще одно логическое поле - одобрено к разноске.
и он ставит галку, что журнал разрешен к разноске. С этого момента(и только с этого момента) можно разносить строки журнала. И с этого момента запрещено добавлять в данный журнал новые строки. Уверен, что оба этих условий не составит труда реализовать.
Затем человек, который проводит журнал, открывает журнал разрешенный на разноску (при этом он уверен, что в этот журнал уже никто и ничто не добавит) и спокойно разносит его.
Возможно это не лучший вариант, возможно это дело решается более стандартными средствами. В обед будет побольше времени - постараюсь подумать.