Разнесение "прочих затрат" (Misc. charges) в заказах на покупки

[AKIS]

Разрешите задать всем умным, присутствующим на форуме, один маленький вопрос.

Хочу предупредить, он будет по "международной" Аксапте, и я не уверен, что в русской все так же, но все ж таки. Крове того, я не знаю точно как переведены пункты меню, поэтому буду давать два варианта, русский и английский.

Второй дисклеймер: версия Аксапты, которая меня интересует - 2.5 SP2, хотя вроде в трешке все также.

Итак. Заказы на покупку (Purchase Orders) -> Установки (Setup) -> Разнесение (Allocation).

По идее, система должна относить введенные "прочие затраты" (Miscelaneous charges) на зарегистрированные счета-фактуры (invoices), а также разносить по строкам.

Ситуация. Заказ на закупку на 200 кг товара. Пришло 100 кг. Их зарегистрировали в системе, эта партия имеет статус "Получено" (Received). Дальше, пришло еще 30 кг - с ними та же история. Затем, пришла по почте счет-фактура (invoice) на первую партию в 100 кг. К этому инвойсу прилагается счет от транспортной компании на 200 долларов, который надобно отнести на вышеозначенный инвойс, и разбросать по строкам.

Система же разбрасывает этот счет на 200 долларов - по всем строкам и всему количеству, которое уже получено. Т.е. не на 100 а на 130 кг. И соответственно, увеличивает сумму инвойса к оплате не на 200 долларов, а на $200 / (100 + 30) * 100 = $153.85 , т.е пропорционально. Такое разнесение, естественно, в корне неверно, ибо во-первых не позволяет "закрыть" правильно инвойс оплатой (платим-то мы все равно стоимость инвойса + 200 долларов, а система позволяет закрыть стоимость инвойса + 153.85); и во-вторых, делает неправильным вычисление себестоимости.

Вопрос: зачем так сделано, есть ли в этом какой-то смысл, которого я не понимаю?

[mazzy]

по-моему, просто не доработали АВТОМАТИЧЕСКОЕ распределение.
Понятно, что внучную можно проставить нужные суммы к нужным строчкам. Но это долго.

Такая же проблема возникает, когда несколько заказов приходят в одном контейнере и накладной расход надо распределить на несколько заказов, а не на один.

Тут, наверное можно делать модификацию в алгоритм распределения (действие можно сделать и руками, модфикация вводит только удобство).

И, насколько понимаю, возможность расширения была заложена изначально. Например, добавляется распределение по весу, объему или нескольким заказам. Насколько я понимаю, в данном случае, они просто не парились особо накладными расходами. Иначе были бы сделаны еще и накладные расходы на складские перемещениея

[AKIS]

Привет, Сергей!

Спасибо за ответы-советы.

Ну, насчет модификации - само собой, сделаем, просто хотелось понять, вникнуть в изощренную датскую логику По всей видимости, действительно, ты прав: они просто кой-чего недоучли.

Ясное дело, что ручное проставление сумм никого не устраивает - то есть оно просто не нужно как функция. Насчет же автомата - я только начал разбираться, но уже вижу, что править придется довольно прилично. Это-то меня и пугает...

[mazzy]

ну почему же прилично?
см. семейство MarkupAllocation и метод queryBuild.
По-моему, изменения вносит нужно только сюда.

а сам алгоритм распределения здесь MarkupAllocation.allocateMarkup

или ты вообще? Вообще принцип такой - если что-то можно сделать руками, но хочется удобств, то можно подумать и о модификации. Если же это нельзя сделать и руками, то скорее всего надо подумать еще раз,а не модифицировать.

Ну и приходиться модифифицировать, чтобы добавить дополнительные проверки бизнес-условий и безопасность.

В других случаях модифицировать скорее всего не стоит.

[glibs]

Цитата:

Изначально опубликовано AKIS
...Система же разбрасывает этот счет на 200 долларов - по всем строкам и всему количеству, которое уже получено. Т.е. не на 100 а на 130 кг. И соответственно, увеличивает сумму инвойса к оплате не на 200 долларов, а на $200 / (100 + 30) * 100 = $153.85 , т.е пропорционально. Такое разнесение, естественно, в корне неверно, ибо во-первых не позволяет "закрыть" правильно инвойс оплатой (платим-то мы все равно стоимость инвойса + 200 долларов, а система позволяет закрыть стоимость инвойса + 153.85); и во-вторых, делает неправильным вычисление себестоимости...

Что-то не очень понятно, как именно вы свой товар приходуете, чтобы получить такой результат...

Во-первых, вы не правы насчет того, что в 3.0 все также, как и в 2.5. В 3.0 в закупках сделали Контракты (Blanket order). У вас приходит одна партия 100 кг. На нее есть отдельный инвойс от поставщика. Остальные 30 кг. приходят, судя по всему, в другой день. В 3.0 это нужно делать через разные закупки (Purchase order, терминология из 3.0, если позволите), которые создаются на основании Контракта (Blanket order).

Во-вторых, а при чем в описанном в вашем примере распределение? Что вам мешает ивойс за транспортировку приделать сразу к конкретной строке? Или 200 кг. товара — это на самом деле куча всякого хлама в ассортименте, типа украшений из золота или радиодеталей?

В-третьих, если мое второе предположение верно, то я бы разнес инвойс на $200 с помощью коррекции накладных расходов (misc. charges) по инвойсам. В этом случае вы с распределением накладных расходов (misc. charges) мимо инвойса не промажете.

Находится это безобразие в 3.0 здесь: Accounts payable\Purchase order, кнопочка Inquiries\Invoice, затем кнопочка Misc. charges\Adjustment.

Или здесь: Accounts payable\Inquiries\Journals\Invoice, затем кнопочка Misc. charges\Adjustment.

Если я что-то не понял и не то написал — пишите.

А вообще логистика в Аксапте очень далека от совершенства. Так что не удивляйтесь так в следующий раз.

[mazzy]

Цитата:

Изначально опубликовано glibs
Что вам мешает ивойс за транспортировку приделать сразу к конкретной строке?

А это как?
Записать накладной расход руками у строчки? Но мы же об этом говорили.
Или есть еще какой то способ?

[glibs]

Цитата:

Изначально опубликовано mazzy
...Но мы же об этом говорили...

Значит я не понял. Подождем, что скажет AKIS.

[AKIS]

Цитата:

Изначально опубликовано glibs

Что-то не очень понятно, как именно вы свой товар приходуете, чтобы получить такой результат...

Здравствуйте, Glibs и все!

Хочу попросить прощения за две вещи: за то, что запаздываю с ответом (временная разница...), и за то, что не очень четко описАл задачу.

Конечно же, можно Misc Charges (далее MC) прикреплять прямо к строкам заказа на покупку. Сумма инвойса при этом будет правильная, тут я не спорю. Но если в строке получено, скажем, 100 кг, а инвойсируется только 50 - то система, увы, неправильно посчитает себестоимость, отнеся MC ко всем ста килограммам, а надо бы к 50.

Что касается правки инвойсов - вариант конечно интересный, но опять же "не автоматический". Впрочем, я бы лично на нем остановился, т.к. это все равно лучше чем корежить аксапту...

Посмотрим, что скажут на это юзера.

Всем спасибо за ответы!!!!

[AKIS]

Попробовал Adjustment - все хорошо, но в нем могут участвовать только коды MC, у которых Debit type установлен в Item, а Credit - в Ledger Account. А такие установки, в свою очередь, делают MC не влияющим на сумму инвойса. Иначе говоря, MC правильно распределяются по строкам - но в общей сумме инвойса они никак не видны. А это есть плохо

[glibs]

Неужели Falcon и AKIS — это две головы одного и того же Змея Горыныча? Кто бы мог подумать!

Цитата:

Изначально опубликовано AKIS
...Конечно же, можно Misc Charges (далее MC) прикреплять прямо к строкам заказа на покупку. Сумма инвойса при этом будет правильная, тут я не спорю. Но если в строке получено, скажем, 100 кг, а инвойсируется только 50 - то система, увы, неправильно посчитает себестоимость, отнеся MC ко всем ста килограммам, а надо бы к 50...

Не, не так. По крайней мере в 3.0. Точнее, так тоже можно...

Если делаем закупку на 200 кг., оприходуем 100 кг., потом еще 30 кг., потом на строку вешаем расход в $200 и обрабатываем инвойс на первые 100 кг., то если расход вводится в виде фиксированной суммы, то $200 слижутся в полном объеме первым инвойсом. Хуже будет, если $200 нужно как раз размазать по 200 кг. Тут уже придется прибегать к ручной работе или программированию.

Цитата:

Изначально опубликовано AKIS
...Что касается правки инвойсов - вариант конечно интересный, но опять же "не автоматический"...

Тю, а почему "не автоматический"? Или что такого есть автоматического в распределении накладных расходов по закупке, чего нет в корректировке накладных расходов по инвойсам?

Вы толи опять что-то утаили, толи я сегодня плохо соображаю.

[glibs]

Цитата:

Изначально опубликовано AKIS
...Попробовал Adjustment... в нем могут участвовать только коды MC, у которых Debit type установлен в Item, а Credit - в Ledger Account. А такие установки, в свою очередь, делают MC не влияющим на сумму инвойса. Иначе говоря, MC правильно распределяются по строкам - но в общей сумме инвойса они никак не видны. А это есть плохо...

А почему плохо? А как они могут изменять сумму инвойса? Сумму инвойса от поставщика? А транспортировка организовывается поставщиком?

Для изменения суммы инвойса нужно кредит-нотой пользоваться. В Аксапте с ней одна беда, правда. Ее никак нельзя сделать без складских движений (что в т.ч. сказывается и на себестоимости)... Хм... м.б.поэтому и нельзя, правда...

Да, и еще. Если накладные расходы распределять через закупку, то в сумму инвойса они тоже не попадут, а пройдут через транзитный счет. Инвойс на них нужно делать отдельно через журнал накладных от поставщиков или закупку услуг.

[AKIS]

От поставщика поступает инвойс. В нем может быть n+1 строк: n строк соответствует товару, и еще одна - прочие расходы (транспорт и/или brokerage).
В PO естественно заведены только n строк.
На инвойсе должно в идеале стоять: товар столько-то, прочие расходы столько-то, налоги столько-то - итого.
Если пользоваться сочетанием Debit Type:Item, Credit Type: Customer/Vendor, то так в принципе и происходит.
Если же брать Credit Type: Ledger, то в самом инвойсе эти самые MC нигде не упоминаются, и в сумме не видны.


P.S. Похоже с Falcon-ом меня-таки раскрыли, придется заводить третий ник, общий, AKIS-Falcon

[glibs]

Цитата:

Изначально опубликовано AKIS
...От поставщика поступает инвойс. В нем может быть n+1 строк: n строк соответствует товару, и еще одна - прочие расходы (транспорт и/или brokerage).
В PO естественно заведены только n строк.
На инвойсе должно в идеале стоять: товар столько-то, прочие расходы столько-то, налоги столько-то - итого.
Если пользоваться сочетанием Debit Type:Item, Credit Type: Customer/Vendor, то так в принципе и происходит.
Если же брать Credit Type: Ledger, то в самом инвойсе эти самые MC нигде не упоминаются, и в сумме не видны...

Таки так. Ну, в данном конкретном случае вообще не вижу причины, чтобы не сделать под инвойс отделную закупку. Транспортировка в нем своя. Набор товаров тоже свой. Ну, контрактов в 2.5 нет, но копирование строк закупок, в конце концов, никто не отменял.

А насчет того, что корректировка не меняет сумму инвойса, то это правильно. О каком аудиторском следе в Аксапте может идти речь, если сумму инвойса можно будет корректировать? А выверку расчетов с поставщиком как производить?

Выставление транспортировки в счете поставщиком — это частный случай. Обычно за транспортировку мы платим стороннему перевозчику-поставщику. В этом случае транспротировка отражается отдельным инвойсом через журнал инвойсов поставщиков на транзитный счет ГК, а потом на увеличение себестоимости товаров с помощью корректировки накладных расходов по инвойсам. Воспользуйтесь в вашем случае этим механизмом. Не забудьте про курсовые разницы и основную валюту при этом.

Цитата:

Изначально опубликовано AKIS
...Похоже с Falcon-ом меня-таки раскрыли, придется заводить третий ник, общий, AKIS-Falcon...

Ну надо же. А я думал, что AKIS — это серьезный занятой молодой человек, а Falcon — балабол (простите, что так "высоко" оценил вашу тему про артель работников, надеюсь, не обидетесь, просто текста было немерено, не хватало времени даже пролистывать ваши постинги). Какое удивительное раздвоение личностей!

[AKIS]

Не, отдельные заказы на каждый инвойс - это ваще отпадает. Причина простая: номера наших заказов обычно посылаются поставщику, от которого потом приходят подтвержденные количества с датами поставки, что в свою очередь заносится обратно в систему. Такой вот Е-Ди-Ай, панимаишь... Если теперь начать переносить строки - такой бардак получится, что даже и подумать страшно...

Насчет того, почему нельзя менять сумму инвойса - честно говоря, не понял. На инвойсе ж английским по белому написано: сумма товара такая-то (совпадает с заказом на покупку), сумма транспортных расходов - такая-то, ИТОГО... По-моему, для аудиторов все должно быть ясно как питерская белая ночь. А уж выверка тем более должна идти, т.к. платим-то за транспорт мы - поставщику же! Отражать ее "отдельным инвойсом".... прямо не знаю... выход конечно... только, боюсь, побьют меня за такое "решение"
А вот курсовые разницы нам точняк не нужны - мы что за наши доллары покупаем, за то нашими же и платим, а что за не наши, которые зелено-розовые - то ненашими Все разделено и независимо. Точно также и с швейцарскими франками. Есть еще правда ёвры с фунтАми стерлингАми - но по ним операций значительно меньше, так что там с курсовыми разницами просто не парятся.

Цитата:

Ну надо же. А я думал, что AKIS — это серьезный занятой молодой человек, а Falcon — балабол (простите, что так "высоко" оценил вашу тему про артель работников, надеюсь, не обидетесь, просто текста было немерено, не хватало времени даже пролистывать ваши постинги). Какое удивительное раздвоение личностей!

Дак вот потому я два аккаунта и завел - чтоб у народа сознание не двоилось. Настроение-то каждый день разное: сегодня побалаболить охота, а завтра серьезный вопрос спросить, типа этого... Тока опять же - никому ни-ни, особенно маззи (а то, неровен час, прикроет суровый админ оба моих аккаунта...)